Những sai lầm thường gặp khi tổ chức sự kiện

Với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, Fly Pro được biết đến là một trong những công ty chuyên nghiệp về lĩnh vực điển ảnh tại TP Hồ Chí Minh, đây là một trong những đơn vị sản xuất âm nhạc và truyền thông đa phương tiện luôn lấy sự chuyên nghiệp và sáng tạo làm nền móng cho sự phát triển.
Sau đây Fly Pro chỉ ra những sai lầm thường gặp từ những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để bạn có một sự kiện với kết quả tốt nhất:

1. Nhiều sự kiện không được quảng bá một cách nghiêm túc. Đôi khi người tổ chức sự kiện chỉ tập trung thật tốt vào việc tổ chức mà quên mất hạng mục quảng bá – một phần không thể thiếu của một sự kiện thành công. Người tổ chức phải đặt một lượng ngân sách lớn dành riêng cho quảng cáo. Không nên chỉ phụ thuộc vào việc spam email hay các hình thức spam khác, điều này chắc chắn sẽ dẫn đến thất bại là không ai đến tham dự sự kiện cả.

2. Nhiều người tổ chức sự kiện không biết cách yêu cầu hay không diễn đạt được cái mình cần, dẫn đến những vấn đề như thiết bị âm thanh không đúng chuẩn, sân khấu làm sai kích thước … Để khắc phục điều này thì khi làm kế hoạch cho sự kiện bạn phải biết chính xác những thiết bị mà mình cần với các thông tin đầy đủ nhất.

3. Có thể bạn sẽ gặp trường hợp chi phí thuê cao hơn nhiều so với chi phí mua. Do đó bạn nên so sánh giữa việc mua và thuê thiết bị đó, vì nếu mua thiết bị thì bạn có thể sử dụng nhiều lần ở những sự kiện sau nữa.

4. Nhiều người tổ chức sự kiện không biết rằng hầu hết tất cả mọi thứ đều có thể thương lượng được. Việc thương lượng phần lớn giúp giảm được chi phí cho sự kiện. Có những thiết bị mà thông thường bạn sẽ phải thuê riêng biệt, tuy nhiên với khả năng thương lượng bạn có thể thuê các thiết bị đó theo gói và giảm được chi phí.

5. Nhiều người lên kế hoạch không chú trọng vào ấn tượng đầu tiên của khách tham dự khi đến sự kiện, việc này sẽ tạo nên ấn tượng không tốt nơi khách tham dự. Bạn nên sắp xếp một nhóm các tiếp tân sẵn sàng tươi cười chào đón khách đến sự kiện.   

6. Một trong những sai lầm thường gặp nhất của người tổ chức sự kiện là phí quá nhiều thời gian vào những hạng mục nhỏ và không quan trọng, sẽ khiến cho không đủ thời gian để làm những việc quan trọng và cần ưu tiên khác. Người tổ chức sự kiện cần và phải biết hạng mục nào cần ưu tiên.

7. Không làm rõ yêu cầu công việc đối với Chuyên viên lên kế hoạch sự kiện (event planner), dẫn đến kết quả không như mong muốn. Do đó nếu bạn thuê một event planner thì bạn phải làm rõ yêu cầu đối với người này và trách nhiệm của người này là gì.

8. Quan trọng nhất bạn phải hiểu và làm rõ mục tiêu mà sự kiện của bạn nhắm đến.