Blog

CÁC VẤN ĐỀ THƯỜNG GẶP PHẢI KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN LỚN

Một sự kiện đang chuẩn bị tổ chức với đầy đủ yếu tố sáng tạo, tinh tế. Tuy nhiên sự kiện có thể bị ảnh hưởng tiêu cực bởi những tình huống khác nhau, và điều đó gây ra không ít thiệt hại mà bạn thì không thể quay ngược thời gian. Đó là lý do tại sao bạn cần phải quản trị rủi ro cả trong tổ chức sự kiện. Một sai sót nhỏ cũng có thể tạo ra một phản ứng dây chuyền rất khó khôi phục. Dưới đây liệt kê 5 lỗi thường gặp, vì vậy hãy chắc chắn bạn sẽ thêm chúng vào danh sách kiểm tra.

1.Tổ chức sự kiện quá gấp rút không có đủ thời gian để chuẩn bị

Luôn luôn có một cuộc chạy đua với thời gian khi tổ chức một sự kiện. Nhưng bạn vẫn phải ước tính cần bao nhiêu thời gian để bạn hoàn thành tất cả mọi việc, dự trù cả thời gian mà bạn có thể kiểm tra và những vấn đề tốn thời gian hơn bạn dự phòng. Không có gì tồi tệ hơn khi mọi thứ vẫn còn hỗn loạn khi khách hàng đầu tiên đã tới. Mục tiêu của bạn là mọi việc phải được chuẩn bị kỹ càng ít nhất 15 phút trước khi khai mạc sự kiện.

2.Không lập kế hoạch trong việc hướng dẫn khách hàng

Đừng để khách của bạn trở nên lạc lõng. Hãy sử dụng tất cả mọi thứ có thể từ thư mời đến email để giải thích thông điệp và chương trình của sự kiện. Chiến lược tốt hơn là hướng dẫn khách ngay tại sự kiện. Xây dựng một kịch bản sự kiện tốt để điều hướng khách tham dự của bạn theo dõi chương trình.

3.Quên xác nhận nhà cung cấp của sự kiện

Những nhà cung cấp sự kiện như địa điểm, nhân sự thì luôn phục vụ nhiều khách hàng khác nhau.

Nói tóm lại, điều này có nghĩa là họ có rất nhiều điều để nhớ. Bạn phải luôn xác nhận thường xuyên hoặc xác nhận qua email luôn cho chắc chắn từ tất cả các nhà cung cấp. Của bạn Email thường tốt hơn vì bạn có thể có bằng chứng nếu họ làm trễ việc của bạn. Hãy luôn chắc chắn và thường xuyên nhắc nhở các nhà cung cấp của bạn để đảm bảo sự kiện được tổ chức suôn sẻ và theo đúng dự tính.

xem thêm: Một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện

4.Ảnh hưởng bởi môi trường

Nếu bạn đã từng có một "người hàng xóm ồn ào" thì bạn đã biết rằng những tình huống này rất có thể xảy ra.

Đứng lên chống lại các sự kiện khác tại địa điểm tổ chức sự kiện có thể là một điều không phải. Đó là lý do tại sao bạn nên thảo luận về tình huống này trước với quản lý địa điểm. Nói rõ yêu cầu của bạn về môi trường xung quanh như khói thuốc, vệ sinh. Vì điều cũng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến cảm nhận của khách tham dự trong sự kiện của bạn.

môi trường sự kiện

5.Không có Kế hoạch Dự phòng

Điều gì sẽ xảy ra với sự kiện của bạn trong trường hợp thời tiết xấu, hoặc thậm chí là địa điểm của bạn bị trục trặc không thể tổ chức được? Đây không phải là những điều dễ dàng để lên kế hoạch ngay lập tức, hay có thể giải quyết những tình huống khó khăn nhất một cách kịp thời. Lập kế hoạch dự phòng ít nhất 2 tuần để có biện pháp tốt. Ngay cả khi mọi thứ tệ đến mức bạn dự định hủy sự kiện, bạn vẫn cần một phương án để giải thích và hướng dẫn với tất cả khách của bạn.

kế hoạch dự phòng cho sự kiện

6.Không sử dụng một sự kiện trọn gói

Quản lý một sự kiện với nhiều hạng mục thường đòi hỏi một danh sách các nhà cung cấp dài dằng dặc. Tất nhiên, bạn thường có vài tuần để chuẩn bị tất cả những thứ này theo thứ tự, nhưng họ sẽ không làm tốt vì họ không thể phối hợp với nhau một cách dễ dàng được. Bạn sẽ dễ dàng rối tung lên và bù đầu bù cổ trong các thiết bị, set-up…

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Công ty tổ chức sự kiện Rạng Danh Việt

Nhưng tin tốt lành là những sự kiện của bạn và những sai lầm của bạn có thể dễ dàng ngăn ngừa. Hãy đến với Rạng Danh Việt, chuyên cung cấp các sự kiện trọn gói và đem đến cho khách hàng một sự hài lòng tuyệt đối về tính chuyên nghiệp và sáng tạo trong từng khâu dàn dựng. Với đội ngũ đầy kinh nghiệm sẽ giúp đỡ cho sự kiện của bạn diễn ra một cách hoàn hảo.

Liên hệ FLYPRO