.png){kind=logo}
TOP kỹ năng cần có của nhân viên lễ tân
Lễ tân - bộ phận không thể thiếu đối với doanh nghiệp chuyên nghiệp
Lễ tân ngày nay đã trở thành một bộ phận quan trọng và không thể thiếu đối với doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thường đặc biệt chú trọng đến quá trình tuyển dụng và đào tạo một lễ tân chuyên nghiệp để phục vụ cho doanh nghiệp của mình
Nghiệp vụ lễ tân nằm trong nhiều ngành nghề khác nhau: từ trường học, bệnh viện, khách sạn, văn phòng luật sư cho đến các văn phòng công ty.
Nhân viên lễ tân được xem là bộ mặt, là người tiếp thị văn hóa, là hình ảnh đại diện cho bộ mặt của doanh nghiệp, tổ chức đến khách hàng, đối tác, những người có nhu cầu quan tâm, hợp tác.
Nhân viên lễ tân làm những công việc gì?
Hiểu một cách khái quát, lễ tân hay còn gọi tiếp tân là những người làm công việc chuyên tiếp đón khách, hướng dẫn khách như: chào khách ở lối vào, tiếp nhận và trả lời điện thoại, giải đáp thắc mắc liên quan cho khách hàng, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, tiếp đón khách hàng và đối tác theo yêu cầu công việc...
Ngoài ra, lễ tân còn có nhiệm vụ truyền đạt thông tin của Giám đốc tới các Phòng, Ban liên quan và nhận thông tin phản hồi từ các phòng ban trong Công ty cho Tổng Giám đốc.
Kỹ năng cần có của một nhân viên lễ tân
Đẹp từ cái nhìn đầu tiên
- Ấn tượng đầu tiên của khách hàng đối với một lễ tân chuyên nghiệp là nụ cười thân thiện và trang phục gọn gàng, thể hiện tác phong nhanh nhẹn năng động.
- Không phải vô cớ các công ty đều có đồng phục dành riêng cho nhân viên lễ tân.
- Chính vì thế, dù lẫn trong rất nhiều người, vẫn có thể nhận ra đâu là nhân viên lễ tân bởi hình ảnh nổi bật với tác phong gọn gàng, năng động và không kém phần duyên dáng.
Am hiểu tường tận về công việc
- Một nhân viên lễ tân chuyên nghiệp phải là người hiểu rõ hơn ai hết hoạt động của công ty, vì khi cần thiết họ sẽ phải giải đáp những thắc mắc của khách hàng.
- Họ chính là người quan sát nhiều nhất, lắng nghe nhiều nhất và thấu hiểu rõ nhất các sự việc diễn ra trong công ty.
- Nhưng một lễ tân chuyên nghiệp sẽ không góp mặt trong những câu chuyện phiếm, đàm tiếu, tiết lộ bí mật thông tin của nhân viên và của công ty...
- Họ luôn ý thức được rằng, một lễ tân buôn chuyện có thể gây nên những thiệt hại không thể lường trước cho công ty, cho đồng nghiệp và cả bản thân mình
Nụ cười- ấn tượng đầu tiên của Lễ tân
Thái độ làm việc
- Với những vị trí khác thì năng lực làm việc của nhân viên là quan trọng nhất, nhưng với vị trí lễ tân thì thái độ làm việc lại được đặt lên hàng đầu.
- Khách hàng sẽ nghĩ gì nếu lần đầu tiên đến làm việc với công ty lại gặp một người lễ tân hách dịch hoặc nhút nhát, rụt rè?
- Một lễ tân chuyên nghiệp cần phản ứng nhanh nhạy và khả năng giải quyết các tình huống phát sinh thật tốt.
- Lễ tân cần bình tĩnh ngay cả khi khách hàng nổi nóng, bởi chỉ một câu nói nóng giận của lễ tân qua điện thoại cũng đủ để khách hàng có thể từ chối hợp tác.
- Đó là lý do vì sao một nhân viên lễ tân cần phải có tính cách lịch sự, niềm nở, ân cần và biết cách gây thiện cảm với người đối diện.
- Được đào tạo nghiệp vụ hành chánh lễ tân để có tư duy phán xét cao, giải quyết vấn đề một cách sáng tạo, đồng thời có năng lực điều hành tổ chức nhiều nhiệm vụ và tinh thông nghệ thuật giao tiếp là các kỹ năng của một lễ tân chuyên nghiệp - luôn được chào đón và nhanh chóng thăng tiến trong công việc.
Cơ hội nghề nghiệp luôn mở rộng với một nhân viên lễ tân chuyên nghiệp
- Những chuyên gia nhân sự cho hay, nghề lễ tân không chỉ có tầm quan trọng nhất định trong bộ máy công ty mà còn có tác động không nhỏ trong sự nghiệp, cũng như việc tạo nên tinh thần làm việc chuyên nghiệp của mỗi người:
- Tính tự giác cao, quản lý thời gian tốt, hòa nhã, chịu đựng áp lực lớn và luôn biết hòa giải mâu thuẫn với khách hàng... Ngoài những am hiểu về kiến thức nghề nghiệp, một lễ tân chuyên nghiệp rất cần thêm những hiểu biết về văn hóa ứng xử giao tiếp, biết ngoại ngữ, biết sử dụng công nghệ thông tin... Cơ hội phát triển nghề nghiệp sẽ rất lớn đối với những lễ tân làm việc chuyên nghiệp này.
- Đồng thời, với thị trường ngày càng khốc liệt, bộ phận quan hệ khách hàng - lễ tân làm việc chuyên nghiệp là một trong những điều then chốt để các doanh nghiệp sinh tồn và phát triển. Nên hiện nay nhiều doanh nghiệp đã ý thức được tầm quan trọng của nhân viên lễ tân và đưa ra các quy tắc chuẩn khi tuyển dụng nhân viên lễ tân. Vì thế, cơ hội nghề nghiệp và phát triển bản thân đối với nghề lễ tân khá tiềm năng và rộng mở nếu các bạn yêu thích và quan tâm học hỏi, trau dồi nghề nghiệp.
Xem thêm: Nghề PG và những kĩ năng giao tiếp cần có
Làm sao để trở thành nhân viên lễ tân giỏi?
Cải thiện trình độ tiếng Anh, đặc biệt là khả năng giao tiếp. Vì đây là ngôn ngữ phổ biến trên toàn thế giới, bạn cần sử dụng tiếng Anh trong trường hợp khách gọi đến từ các nơi khác không sử dụng tiếng Hoa.
Khi bạn tự tin với khả năng tiếng Anh, nghe và hiểu được ý khách, bạn sẽ tự tin hơn khi trao đổi với họ.
Am hiểu nhiệm vụ, trách nhiệm công việc. Bạn nên hỏi cấp trên trực tiếp nếu có bất kỳ thắc mắc nào và tìm hiểu những điểm cần lưu ý trong quá trình làm việc.
Tìm hiểu văn hóa công ty nói riêng và văn hóa Đài Loan nói chung để có thái độ ứng xử phù hợp (nên và không nên làm gì).
Tuy nhiên với vị trí lễ tân, công việc của bạn sẽ không đòi hỏi phải thật am hiểu văn hóa ứng xử của mỗi quốc gia như bạn đề cập.
Luôn mỉm cười, vui vẻ với khách ngay cả khi tiếp điện thoại hay nói chuyện trực tiếp.
Luôn biết cách tự chủ, kiềm chế những cảm xúc của bản thân và kiên nhẫn trong các tình huống khó xử. Cư xử hòa nhã, thân thiện với tất cả mọi người.
Có tác phong nhanh nhẹn, nhiệt tình, đáng tin cậy, ân cần và chu đáo khi hỗ trợ khách hàng.
Tập trung lắng nghe khi khách hàng trình bày thắc mắc/vấn đề. Điều này thể hiện sự tôn trọng khách và giúp bạn chỉ dẫn cho khách một cách đầy đủ và chính xác.
Chuẩn bị tài liệu cần thiết ngay bên cạnh. Một nhiệm vụ quan trọng của nhân viên lễ tân là chuyển các cuộc điện thoại đến những bộ phận khác trong công ty.
Để công việc được tiến hành một cách nhanh chóng bạn cần có danh sách các số điện thoại liên quan, giấy ghi chú, bút viết ngay bên cạnh và sắp xếp chúng theo thứ tự mà bạn dễ tìm nhất.
Khi bạn hiểu tường tận công việc của mình, bạn tự tin vào khả năng giao tiếp, biết cần làm gì trong những tình huống nào và có thái độ làm việc tích cực, bạn sẽ hoàn thành tốt và thành công trong công việc lễ tân.
Tổng lượt bình luận: {{totalComments}} - Tổng lượt trả lời: {{totalReplies}}